Mali i średni przedsiębiorcy oraz freelancerzy z jednoosobową działalnością, prowadzenie spraw finansowych zlecają najczęściej zewnętrznym biurom księgowym. Problemem przy tego rodzaju współpracy może być dostarczanie na czas faktur niezbędnych do rozliczenia i ich bezpieczna archiwizacja. Wysyłać pocztą, jeździć z dokumentami, trzymać je w kolejnych segregatorach? Tak też można. Tylko gdy czasu i miejsca jest mało, powstaje pytanie kiedy i po co? Przecież można przepływ dokumentów i ich obowiązkowe przechowywanie zorganizować w dużo prostszy sposób.

Dużo zleceń oznacza, jak wiadomo większy dochód dla przedsiębiorcy. Tego oczywiście każdemu życzymy. Jednak minusem takiej operatywności jest powiększające się zaplecze dokumentacji biurowej i finansowej. Każdy właściciel firmy gromadzi dokumenty sprzedażowe i kosztowe (faktury, rachunki, zlecenia, zamówienia, umowy, dokumenty WZ i PZ) i inne, np. bilety, paragony. Są one potrzebne do bieżących rozliczeń podatkowych, ale także zgodnie z prawem muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, za który liczone jest zobowiązanie. To może powodować kłopot o charakterze logistycznym. Kolejne segregatory wymagają kolejnych szafek, regałów w miejscu prowadzenia działalności… Dokumentację finansową może oczywiście trzymać u siebie księgowa, ale od niej też to wymaga organizacji miejsca.

Kolejny wydruk?

Dlatego warto tu przypomnieć, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 20 grudnia 2012 roku nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej. Wystawione bądź otrzymane faktury mogą być trzymane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Ponadto zeskanowane dokumenty papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Drukować na pewno trzeba m.in raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej, ewidencja przebiegu pojazdu także musi być prowadzona w papierowej formie. Oczywiście dokumenty wymagające formy pisemnej również są wykluczone z obsługi tylko i wyłącznie elektronicznej np. akty notarialne.

Przechowywanie

Jeśli więc w przypadku większości dokumentacji nie trzeba generować kolejnych wydruków to jak ją przetrzymywać i przesyłać?  Najprościej za pomocą co raz powszechniejszej „chmury”. Elektroniczny obieg dokumentów to obecnie najskuteczniejsza i najbezpieczniejsza metoda prowadzenia sekretariatu, szczególnie w przypadku małych i średnich firm oraz freelancerów. Dzięki niej archiwalna dokumentacja zawsze jest do wglądu a bieżąca natychmiast przesyłana do wskazanego odbiorcy.

Szkolenie

Aby przybliżyć ten temat wszystkim małym, średnim i jednoosobowym przedsiębiorcom polska firma EBI24 organizuje bezpłatne webinarium. Podczas tego wydarzenia Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24 omówi takie tematy jak:

  • Elektroniczne systemy do zarządzania obiegiem dokumentów
  • Co to jest Ebi24 – wprowadzenie do systemu elektronicznego obiegu dokumentów
  • Elektroniczne systemy a RODO
  • Jak wystawiać faktury elektroniczne w chmurze
  • Jak opisywać faktury elektroniczne (wg wymagań księgowej)
  • Jak katalogować i gromadzić faktury w chmurze
  • Jak wysyłać faktury do księgowych drogą elektroniczną
  • Jak tworzyć archiwum dla faktur oraz dokumentacji księgowej
  • Jak szybko wyszukiwać i udostępniać dokumenty archiwalne osobom trzecim
  • Bezpieczeństwo zarządzania dokumentami elektronicznymi w chmurze.

Webinar to oczywiście nie tylko suchy wykład. Prowadzący Jacek Bartnik odpowie także na wszystkie pytania uczestniczących w spotkaniu.

Szkolenie staruje 29 listopada o godz. 16.00.