Mali i średni przedsiębiorcy często decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości. Na rynku dostępnych jest szereg programów i aplikacji, których głównym zadaniem jest ułatwienie tego procesu. Forma elektroniczna dokumentów jest dozwolone przez prawo, jednak jest kilka rodzajów zestawień, które muszą zostać przedstawione na papierze.

Jakie dokumenty związane są z prowadzeniem firmy?

Jednym z podstawowych dokumentów księgowych jest faktura. Na podstawie faktur przedsiębiorstwa tworzą ewidencje przychodów. W zależności od tego w jakiej formie odprowadzana jest zaliczka na podatek dochodowy, przedsiębiorca dane z faktury ujmuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Równolegle z ewidencją przychodów przedsiębiorcy, będący czynnymi podatnikami VAT, zobowiązani są prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów VAT. Na ich podstawie generują deklaracje VAT, które następnie składają do odpowiedniego urzędu skarbowego. Oprócz tego w firmie prowadzone są inne ewidencje, takie jak ewidencja środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów, raporty kasowe (dobowe i miesięczne), a także ewidencje sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca gromadzi dokumenty sprzedażowe i kosztowe (faktury, rachunki, zlecenia, zamówienia, umowy, dokumenty WZ i PZ) i inne, np. bilety, paragony. Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, za który liczone jest zobowiązanie. Okazuje się, że nie wszystkie muszą być przechowywane w formie papierowej – w segregatorach, które szczelnie wypełniają każdą szafkę, regał i inną wolną przestrzeń w biurze.

Które dokumenty muszą być wydrukowane?

Przepisy dotyczące wystawiania faktur jasno określają zasady ich przechowywania. Mimo to wciąż można spotkać się z wieloma opiniami na ten temat, które niekoniecznie pokrywają się z prawdą. Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Według tych przepisów, wystawione bądź otrzymane faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Ponadto zeskanowane faktury papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej.

Warto odnotować, że obowiązek drukowania KPiR został uchylony rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 7 kwietnia 2016 roku. W przypadku prowadzenia księgi w formie elektronicznej warunkiem uznania jej za prawidłową jest m.in. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony. Dokumentami, które należy drukować są m.in raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej, a także ewidencja przebiegu pojazdu.

Autorem komentarza jest Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający systemu EBI24