Pracownik ma prawo do urlopu i obowiązkiem pracodawcy jest tak zorganizować pracę, aby pracownik mógł z tego prawa skorzystać. Kiedy jednak zatrudnienie kończy się, a pracownik nie skorzystał z prawa do urlopu, musimy wypłacić tzw. ekwiwalent urlopowy.

Kiedy pracownik przebywa na urlopie, otrzymuje za ten czas normalne wynagrodzenie za pracę. – Ekwiwalent urlopowy jest więc swego rodzaju rekompensatą za niewykorzystany urlop – wyjaśnia Anna Tołysz, specjalista ds. kadr i płac w Biurze Rachunkowym i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”.

Współczynnik urlopowy

To współczynnik, który służy do obliczenia wysokości należnego ekwiwalentu urlopowego. Jego wartość nie jest stała i uzależniona jest od liczby dni oraz dni wolnych od pracy w danym roku. Współczynnik urlopowy obliczamy według wzoru:

[liczba dni w roku] – [liczba dni wolnych od pracy w roku: soboty, niedziele i święta] / [ilość miesięcy w roku, czyli 12]

Przykład obliczenia ekwiwalentu urlopowego dla roku 2016:

366 – 118 = 248 : 12 = 20,67

Dla osób, które nie pracują w pełnym wymiarze czasu, stosujemy takie same obliczenia, przy czym końcowy wynik dzielimy przez wymiar czasu pracownika.

Przykład obliczenia ekwiwalentu urlopowego dla roku 2016 dla osoby zatrudnionej w wymiarze ½ etatu:

366 – 118 = 248 : 12 = 20,67 / ½ = 10,34

Możemy zastosować korzystniejsze dla pracownika wyliczenie ekwiwalentu urlopowego, gdzie uwzględniamy wyłącznie święta przypadające w dni robocze. Obie metody liczenia współczynnika są dopuszczalne – mówi A. Tołysz. Dla przykładu, w 2016 roku cztery święta wypadają w niedzielę (Wielkanoc, Święto Pracy, Zielone Świątki i pierwszy dzień Bożego Narodzenia):

366 – (52+53+9) = 366 – 144 = 252 : 12 = 21

Stawka godzinowa

Po ustaleniu wskaźnika urlopowego, do wyliczenia wysokości ekwiwalentu urlopowego musimy jeszcze obliczyć stawkę godzinową pracownika. – W celu jej obliczenia sumujemy wynagrodzenie brutto pracownika wraz z dodatkami za ostatni miesiąc oraz średnie wynagrodzenie brutto pracownika za 3 ostatnie miesiące z tytułu premii – tłumaczy specjalista z Biura Rachunkowego i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”,

Kwotę wynagrodzenia brutto dzielimy następnie przez wyliczony wcześniej wskaźnik urlopowy – na przykład:

2 000 zł brutto : wskaźnik 21: 8 godzin pracy = 11,90 zł (stawka godzinowa)

Wysokość ekwiwalentu urlopowego

Znając wskaźnik urlopowy i stawkę godzinową pracownika, możemy obliczyć ostatecznie wysokość ekwiwalentu urlopowego. Przyjmijmy, że podstawą jest wynagrodzenie w kwocie 2000 zł brutto za pełny etat, a pracownik posiada niewykorzystane 4 dni urlopu wypoczynkowego:

Wskaźnik urlopowy:                       21

Wynagrodzenie brutto:                2 000 zł brutto

Stawka godzinowa:                       11,90 zł

Niewykorzystany urlop:               4 dni

Obliczenie ekwiwalentu urlopowego:

4 dni urlopy x 8 godzin = 32 godziny

32 x 11,90 zł = 380,80 zł brutto

Obliczona kwota ekwiwalentu urlopowego jest podstawą do naliczenia pozostałych składników wynagrodzenia, m.in. składek ubezpieczeniowych.

Kiedy wypłacić ekwiwalent urlopowy?

Ekwiwalent urlopowy obliczamy na ostatni dzień zatrudnienia pracownika, przy czym jego wypłata może nastąpić w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę – informuje Anna Tołysz. Na przykład, gdy pracownik pracował do dnia 31 grudnia 2015 roku, a pensję otrzymywał do 10. dnia następnego miesiąca, to ekwiwalent urlopowy obliczamy na dzień 31.12.2015 r., ale jego wypłata nastąpi do 10 styczna 2016 roku.