Prowadzenie biznesu niezależnie od branży często wiążę się ze służbowymi podróżami. Mogłoby się wydawać, że przygotowanie się do takiej podróży to pestka. Jednak wcale tak nie jest, a dobre przygotowanie się do podróży służbowej wymaga pewnych umiejętności i dobrej organizacji.

Jak przygotować się na podróż służbową?

Najlepszym rozwiązaniem, dzięki któremu nie zapomnisz wziąć potrzebnych rzeczy jest zrobienie sobie listy. Wypisz wszystkie konieczne przedmioty, które musisz zabrać, w chwili pakowania się, skreślaj te wrzucone do walizki. Z listą stanie się to znacznie łatwiejsze, a Ty będziesz miał wszystko pod kontrolą.

Co warto zapisać na liście?

Większość rzeczy, które powinny znaleźć się na liście jest bardzo uniwersalna. Niezależnie w jakie miejsce i w jakim celu wybierasz się w podróż służbową koniecznie wpisz na listę takie rzeczy, które musisz zabrać:

  • dokumenty – pamiętaj, że posiadanie przy sobie dowodu osobistego jest koniecznością, ale jeśli wybierasz się na wyjazd zagraniczny koniecznie zabierz ze sobą paszport. Schowaj je w podręcznym bagażu, albo w kieszeni. Schowanie dokumentów do walizki nie jest najlepszym pomysłem. Jeśli spuścisz ją na chwilę z oczu, może ona zmienić właściciela, a Ty zostaniesz bez dokumentów,
  • bilety – jeśli na wyjazd służbowy jedziesz innym pojazdem niż samochód, koniecznie zabierz ze sobą wszystkie bilety. Niezależnie od tego, czy będziesz podróżować pociągiem, czy samolotem bilet, który zostanie na nocnej szafce w Twoje sypialni będzie przyczyną katastrofy. Spakuj go razem z dokumentami, jest tak samo ważny dla Ciebie jak i dowód osobisty,
  • potwierdzenia rezerwacji – choć w większości hoteli i innych miejsc, w których dokonałeś rezerwacji wystarczy powiedzieć swoje nazwisko, aby dostać klucz do pokoju, lub możliwość wejścia do danego miejsca, tak lepiej wydrukuj i zabierz ze sobą wszelkie potwierdzenia rezerwacji. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że nie będziesz musiał spędzić nocy pod chmurką,
  • materiały potrzebne do spotkania służbowego – wyjazd służbowy zazwyczaj wiąże się ze spotkaniem z kontrahentem. Nie zapomnij zabrać ze sobą potrzebnych materiałów. Powinieneś wypaść idealnie szczególnie jeśli chcesz pozyskać nowego klienta dla firmy,
  • drobne rzeczy – zapisz na liście drobne rzeczy, które są Ci niezbędne w podróży, to właśnie o nich najczęściej się zapomina. Wyobrażasz sobie trzydniowy pobyt na wyjeździe służbowym bez działającego telefonu i laptopa? Na pewno wychodzi to poza granice twojej wyobraźni. Dlatego zapisz na liście konieczność zabrania ze sobą ładowarki do telefonu i laptopa.

Stworzenie listy najpotrzebniejszych rzeczy uchroni Cię od zapomnieniem i tych ważnych i mniej ważnych przedmiotów, z których na pewno będziesz korzystać podczas podróży służbowej. Na początku robienie takiej listy może Ci się wydawać stratą czasu, jednak po czasie zauważysz wielkie korzyści z niej płynące, a każda Twoja następna podróż nie odbędzie się bez niej.

Możesz również powierzyć organizację podróży służbowej wyspecjalizowanej w tym temacie firmie. Pracownicy stworzą plan podróży, wybiorą nocleg i formę transportu oraz zaplanują budżet podróży zgodnie z Twoimi wymaganiami (źródło). To rozwiązane jest rekomendowane zwłaszcza w przypadku dużych firm.