Nowa ustawa o możliwości prowadzenia akt pracowniczych w elektronicznej formie oraz skróceniu czasu ich przechowywania z 50 do 10 lat wprowadza dla firm wiele kluczowych zmian w obszarze zarządzania dokumentacją pracowniczą. Choć przepisy zaczną obowiązywać od stycznia 2019 roku, to już dziś należy się przygotować na ich wejście w życie. Oto główne korzyści płynące z przechowywania dokumentów w cyfrowej formie.

 

  1. Redukcja czasu i realne oszczędności

W związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych, najwyraźniej zmianę sytuacji odczują sami właściciele firm, na których obecnie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dodajmy, że dokumentacja musi być prowadzona „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Według nowych przepisów pracodawca będzie miał możliwość prowadzania dokumentacji pracowniczej w cyfrowej formie. Pozwoli to na odciążanie działu HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługa dokumentów i tradycyjnych papierowych teczek osobowych. – Znacznym wsparciem w tym zakresie może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym. Oznacza to łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. W rezultacie wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza przebiegają sprawniej i taniej – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w GAVDI Polska.

  1. Usprawnienie pracy i automatyzacja

Cyfrowa archiwizacja dokumentów to niejedyny obszar, w którym należy szukać uproszczeń. Obecnie na rynku są dostępne rozwiązania IT, takie jak np. Document Generator pozwalające zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Na podstawie przygotowanego szablonu i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR można łatwo i szybko przygotować potrzebne zestawienia czy wydruki. Wygenerowane w ten sposób dokumenty mogą zostać wysłane do pracownika mailem lub zostać udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Narzędzia te ułatwiają pracę działu HR i pozwalają firmie realizować większość procesów kadrowo-administracyjnych sprawniej.

  1. Gotowe rozwiązania dostępne od ręki

Wdrożenie narzędzi usprawniających pracę działu HR wcale nie musi wiązać się z kilkumilionowymi budżetami i długim czasem wdrożenia. Paradoksalnie, jeżeli firma już korzysta z systemu SAP HCM, to samo wdrożenie rozwiązania eTeczka zajmuje dosłownie kilka dni. Korzyści w postaci usprawnienia, automatyzacji i  wsparcia bieżącej pracy widać już po kilku tygodniach od zakończenia wdrożenia.

Nadchodzące zmiany w prawie to nie powód do obaw. Skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia dokumentów w elektronicznej formie niesie ze sobą szereg korzyści, takich jak bezpieczeństwo danych, szybkość i łatwość pozyskiwania informacji, czy optymalizację procesów kadrowo-płacowych. W codziennym funkcjonowaniu wyraźnie odczują je nie tylko właściciele firm i pracownicy działów personalnych, ale również sami zatrudnieni.