Każda licząca się firma przynajmniej raz w roku jest organizatorem konferencji, szkolenia, czy imprezy szkoleniowo – integracyjnej. Statystycznie w Polsce codziennie odbywa się jakaś konferencja. Pod względem popularności ta forma dyskusji pokonała standardowe szkolenia, targi i sympozja. A że jest to spore wyzwanie logistyczne, na rynku nie brakuje firm oferujących organizację tego typu spotkań biznesowych. Aktualnie możemy już mówić o rynku konferencji. Agencje eventowe ścigają się w ofertach coraz bardziej kreatywnych pomysłów, a w Internecie tworzą się bazy obiektów konferencyjnych.

Konferencje uważa się za wydarzenia prestiżowe i często wykorzystuje się je jako sposób na kreację wizerunku firmy. Stały się więc ważnym narzędziem marketingowym. Ich organizacja jest sztuką wymagającą talentu do planowania i znacznej wyobraźni. W biznesie relacje z partnerami, decydują o sukcesie projektu. Konferencja to okazja do integracji tych, których łączą zainteresowania i praca, ale dzielą kilometry.

Oprócz kosztów, przy organizacji konferencji najważniejsze jest odpowiednie miejsce do jej przeprowadzenia. Duża sala z krzesłami już nie wystarczy. Chodzi przecież o prestiż organizatora i wygodę uczestników. Najlepiej odbierane są spotkania na łonie natury. Nic tak nie „łagodzi obyczajów” jak piękne okoliczności przyrody i dodatkowe atrakcje: „Zabiegi spa, sauna, korty tenisowe, czy paintball to już obowiązkowy pakiet po-konferencyjnych zajęć. Zaraz po tym jak skończą się poważne rozmowy, uczestnicy lubią sobie postrzelać, pojeździć konno, czy zagrać w bilard. Zdarzało się, że jesienią szli zwyczajnie na grzyby, a zimą chcieli kulig z pochodniami. Właściwie nie da się przewidzieć co wymyślą nasi goście, ale zawsze udaje nam się sprostać największym nawet fanaberiom” zdradza manager Ośrodka Szkoleniowo-Wypoczynkowego Tanew w Ulanowie.

Niezmiernie ważnym elementem stanowiącym o doborze ośrodka do przeprowadzenia konferencji jest jego wyposażenie techniczne. Czasy, kiedy do przeprowadzenia wykładu, konferencji, szkolenia wystarczyła tablica i kreda minęły bezpowrotnie. Dzisiaj w początkach XXI wieku standardem są: rzutniki multimedialne, nagłośnienie sali, bezprzewodowa łączność z Internetem czy odtwarzacze DVD.

20130904__szkol

O tym, czy konferencja była udana nie decyduje bynajmniej wykonanie założonego budżetu i wyczerpanie tematu konferencji. Jej efekty widoczne są również wtedy, gdy nawiązana na spotkaniu współpraca z partnerami
biznesowymi przełoży się na wynik finansowy firmy, a na efektywność pracy będzie wpływać wyniesiona z konferencji czy szkolenia wiedza połączona z elementami czynnego wypoczynku w sympatycznej atmosferze.