Bezpieczeństwo w obrębie przedsiębiorstwa i instytucji publicznych to sprawa, którą dopiero od niedawna zaczęto traktować poważniej. Nie chodzi tu wyłącznie o zabezpieczenia systemów informatycznych albo programów przetwarzających bazy danych przed atakami zewnętrznych podmiotów, ale również o ochronę danych osobowych czy poufność informacji nieujawnianych osobom trzecim. Jak się należy chronić przed niepożądanymi wyciekami, jeżeli prowadzimy szeroką dokumentację papierową oraz elektroniczną w ramach obowiązków zawodowych?

Dlaczego niszczenie dokumentów jest takie ważne?

Każdemu zależy na prywatności, jednak w niektórych sytuacjach gromadzenie i dysponowanie informacją jest konieczne dla funkcjonowania struktur administracyjnych aparatów firmowych, samorządowych oraz państwowych. Gdyby część z nich nie przechowywała danych na nośnikach czy w archiwach, my jako obywatele czy klienci nie moglibyśmy załatwiać ważnych dla nas spraw, w tym zapoznania się z postępami prac.

Każdy podmiot ustala sobie indywidualnie okres składowania papierów oraz elektronicznych danych, jednak ma obowiązek powiadomić o tym zainteresowanych. Po jego upływie przychodzi czas na pozbycie się niepotrzebnych już dokumentów albo takich, które straciły swoją ważność z różnych powodów. Chodzi tu przede wszystkim o wnioski, podania, umowy, kwity, zapisy audio i wideo, wykorzystywane do tego momentu zgodnie z przeznaczeniem.

Nie można ich jednak zwyczajnie wyrzucić, ponieważ w ten sposób ryzykujemy, że ktoś niepożądany uzyska dostęp do poufnych informacji zawartych na tradycyjnych i nowoczesnych nośnikach. Do profesjonalnego niszczenia dokumentów można wynająć firmy, które odbiorą je od nas osobiście i dodatkowo zabezpieczą w trakcie przewozu do miejsca utylizacji.

Niszczenie dokumentów w zaufanych przedsiębiorstwach

Za wyborem podmiotów proponujących usługi z zakresu niszczenia dokumentów powinny stać dwa czynniki: zaufanie oraz odpowiednie niszczarki, podparte certyfikatami jakości. Tylko przeszkoleni pracownicy będą w stanie dochować dyskrecji przy przejmowaniu wskazanego ładunku, pakując przedmioty do usunięcia w szczelnie zamykane worki bądź w specjalistyczne pojemniki, zabezpieczone plombami, ewentualnie taśmami polipropylenowymi – źródło: http://www.sawo-recykling.pl/niszczenie_dokumentow.html. Dla większej pewności, że niszczone dokumenty faktycznie będą całkowicie nieczytelne, możemy uczestniczyć w procesie przetwarzania albo poprosić o protokół zniszczenia. Chodzi w końcu o bezpieczeństwo danych osobowych naszych, klientów i innych osób, z którymi współpracujemy.

shredder-71772_640