autor: Michał Wróblewski, Dyrektor Działu Realizacji Kontraktów w UNIT4 TETA

Świat nowych technologii rozwija się w zawrotnym tempie. Producenci prześcigają się w tworzeniu coraz to nowszych i sprawniejszych rozwiązań. Z drugiej strony mamy środowisko polskich, tradycyjnych uczelni wyższych – niektórych z ponad 100-letnią tradycją, które dopiero odkrywają możliwości wykorzystania IT we własnej działalności. Jak połączyć nowoczesność z tradycją i ułatwić zarządzanie placówkami uczelni wyższych?

Analiza potrzeb

Na początku warto zidentyfikować problemy, z jakimi borykają się uczelnie wyższe. W dzisiejszych czasach uniwersytety i politechniki muszą konkurować o studentów i na bieżąco reagować na potrzeby rynku.

Instytucje edukacyjne często:

  • mają trudność w nadążaniu za ciągłymi zmianami na rynku edukacyjnym,
  • muszą spełnić wymogi dotyczące reformy edukacji,
  • podlegają ścisłej kontroli finansowej i nie mogą sobie pozwolić nawet na najmniejsze błędy czy niedopatrzenia,
  • muszą być transparentne,
  • muszą wywiązywać się terminowo ze zobowiązań.

Podsumowując, oczekuje się od uczelni wyższych, że będą funkcjonować równie dynamicznie jak średnie i duże przedsiębiorstwa.

Rozwiązanie

Największe uczelnie w kraju zatrudniające setki osób i kształcące tysiące studentów, trudno jednak porównać do działalności biznesowej. Rosnące wymagania rynkowe, ale też obiektywne czynniki takie jak niż demograficzny, stawiają osoby decyzyjne przed problemem: Co zrobić by dalej liczyć się w grze? Trudno, by w tak zmiennych okolicznościach polegać wyłącznie na ludziach, bez pomocy ze strony rozwiązań IT. I choć w rzeczywistości studenckiej władze wciąż dzierżą Panie z dziekanatu, realnie centrum dowodzenia coraz częściej ukryte jest w systemie typu Enterprise Resource Planning.

Jak to działa?

System ERP wspomaga procesy wewnętrzne uczelni i wymiany informacji. Celem jest dostarczanie przyjaznego dla użytkownika rozwiązania, by mógł on szybko i sprawnie wdrożyć się i niemal z miejsca usprawnić zarządzanie placówką w obszarze: finansów, HR, majątku trwałego oraz controllingu. Aplikacje wykorzystane w systemie służą m.in. do pozyskiwania i zarządzania projektami, komunikacji z pracownikami, ewidencji stopnia i tytułów naukowych, naliczania wymiarów urlopów dla nauczycieli akademickich, czy ewidencji oraz rozliczania absencji akademickich. Możliwa jest implementacja całego systemu lub poszczególnych elementów. ERP współpracuje też z innymi aplikacjami. Przykładowo system umożliwia wymianę danych z aplikacją e-Dziekanat. Dzięki temu studenci mają stały dostęp do informacji zgromadzonych w dziekanacie, za pośrednictwem internetu. Takie rozwiązanie ułatwia życie nie tylko studentom, ale także pracownikom uczelni. Obecnie w Polsce najbardziej popularne są średnie wdrożenia obejmujące kilkanaście stanowisk.

Publiczne uczelnie nie są gorsze

Może się wydawać, że wykorzystanie IT w celu rozwiązania problemów częściej obserwujemy na uczelniach prywatnych, które z reguły mają większy budżet na takie inwestycje. Jednak z obserwacji wynika, że także coraz więcej publicznych uczelni wyższych wdraża w swoich placówkach systemy ERP. Niektóre uczelnie starają się o pozyskanie funduszy unijnych na ten cel lub próbują znaleźć inne sposoby na sfinansowanie przedsięwzięcia. Tylko z naszego systemu korzysta m.in. Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Gdański Uniwersytet Medyczny, Politechnika Białostocka, Uniwersytet Artystyczny w Poznaniu, Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu. Zakres funkcjonalny aplikacji zależy od możliwości finansowych czy wielkości uczelni. Odpowiednio wdrożony i efektywnie wykorzystywany system ERP może zautomatyzować nawet najbardziej specyficzne procesy, takie jak zakwaterowanie studenta w akademiku, naliczanie różnorodnych płatności przez studentów, wyliczanie kosztów pośrednich kształcenia studenta itp.o czym świadczy praktyka Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego, gdzie system został wdrożony. Coraz częściej zauważalne jest łączenie biznesu z edukacją. Przykładem tego jest współpraca z Uniwersytetem Ekonomicznym przy tworzeniu InKoM – innowacyjnego kokpitu menadżerskiego, który równie dobrze może być wykorzystywany przez przedsiębiorców prowadzących własny biznes, jak i przez studentów dopiero szlifujących własne zdolności menadżerskie.

A za granicą?

Jeżeli kogoś nie przekonują przykłady polskich uczelni, warto pochylić się nad tymi największymi i najbardziej prestiżowymi, którzy już odkryli zalety korzystania z systemów ERP. Na przykład znane każdemu uczelnie Oxford i Cambridge również muszą konkurować o granty czy prowadzić projekty wymagające współpracy pomiędzy wieloma, często międzynarodowymi organizacjami. Podobne wyzwania już dzisiaj zaczynają stanowić codzienność polskich uczelni.