Shared desking, address free offices – to obecnie jedne z najważniejszych trendów aranżacji przestrzeni biurowej. Ich założeniem jest optymalizacja miejsca pracy poprzez odejście od przypisanych na stałe biurek. W zamian za to powstają strefy dostosowane do różnego rodzaju aktywności i potrzeb konkretnego zespołu. Jednak wielu pracowników do takich zmian podchodzi początkowo z rezerwą, pożegnanie z własnym biurkiem wymaga bowiem gruntownej zmiany w myśleniu o miejscu pracy. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja i zaangażowanie pracowników w proces zmian. Tym bardziej, że jak pokazują badania opublikowane w Journal of Environmental Psychology, częściowe oddanie pracownikom kontroli nad organizacją przestrzeni pozytywnie wpływa na motywację zespołu.

Dane opublikowane w Journal of Environmental Psychology pokazują, że pracownicy, którzy mają wpływ na swoje środowisko pracy są w widoczny sposób bardziej zadowoleni i lepiej zintegrowani z zespołem. Natomiast kiedy odbiera im się możliwość decyzji w zakresie tego, jak wygląda biuro albo np. jak przeprowadzane są spotkania, morale zespołu spada. Według badań firmy Gensler oddanie w ręce pracowników części procesu decyzyjnego może podnieść odsetek zadowolonych z pracy o 10%. Co więcej, poprawia się jednocześnie wizerunek pracodawcy, bowiem przedsiębiorstwa otwarte na sugestie zespołu są postrzegane przez swoich pracowników jako bardziej innowacyjne od konkurencji.

Krok 1: rozpoznanie

Ważne aby pracowników zaangażować w zmiany już na etapie ich planowania. Taką strategię zastosowano przy okazji reorganizacji biura Mikomax Smart Office, firmy specjalizującej się w optymalizacji przestrzeni biurowej, która oferowane przez siebie rozwiązania testuje „na własnym podwórku”. Zmiany poprzedziła wewnętrzna ankieta: wynikało z niej, że pracownikom przede wszystkim brakuje przestrzeni do cichej pracy, sal do niewielkich spotkań i boksów do rozmów telefonicznych. Dlatego obecnie, na tej samej przestrzeni, którą wcześniej zajmował open space, znajduje się pięć nowych stref do różnych form aktywności. Jak podkreśla Zuzanna Mikołajczyk, badanie potrzeb pracowników, ich stylu pracy, rodzaju wykonywanych zadań powinno być każdorazowo punktem wyjścia do zmian. Pozwoli to na jasne określenie celów i późniejszą ich weryfikację.

– W większych organizacjach, powyżej 200 osób, do mierzenia oczekiwań zespołu warto wykorzystać dedykowane narzędzie badawcze, takie jak ankieta online. Jedną z wielu korzyści płynących z wykorzystania takiej metodologii właśnie w dużych firmach, jest to, że pozwala ona precyzyjnie zidentyfikować mocne i słabe strony biura. Ankieta, mimo że anonimowa, uwzględnia bowiem takie zmienne jak dział, w którym pracuje dany respondent, wiek, czy płeć. Dzięki temu wiadomo, jakie problemy są najbardziej palące, i które elementy naprawdę wymagają zmiany. Czasem bowiem okazuje się, że nie jest konieczna kosztowna rewolucja, a drobne, ale precyzyjne modyfikacje, takie jak np. wydzielenie zapewniających izolację akustyczną miejsc do rozmów telefonicznych – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

 

Moje biurko moim królestwem?

Po poznaniu potrzeb pracowników i określeniu celów, kluczowa  jest odpowiednia komunikacja planowanych zmian.  Dlatego zmianę modelu aranżacji przestrzeni biurowej w warszawskiej siedzibie CBRE poprzedziły gruntowne przygotowania. Przy okazji przeprowadzki do nowego biura, zrezygnowano tam niemal całkowicie z przypisania pracownikom konkretnych biurek. Powstały natomiast strefy sprzyjające różnym formom aktywności.

– Takie zmiany wielu naszym pracownikom wydawały się rewolucyjne. Tradycyjnie, własne biurko uznawane jest za oznakę statusu, a nasze miejsce pracy ma świadczyć o tym, jaką pozycję zajmujemy w firmowej hierarchii. Chcieliśmy odejść od takiego myślenia i przede wszystkim pokazać, że zmiany nie oznaczają dla pracowników straty, a wręcz przeciwnie – zysk w postaci przestrzeni lepiej dopasowanej do ich potrzeb, takich jak potrzeba pracy w skupieniu. Np. w nowym biurze, każdy pracownik, niezależnie od stażu pracy czy stanowiska jakie zajmuje, ma dostęp do jednoosobowych mini sal, gdzie może w ciszy skoncentrować się nad wymagającymi zadaniami – mówi Karina Kreja, Associate Director, Workplace Consultancy Leader, CBRE.

Proces komunikacji nowego biura CBRE przebiegał wielotorowo, do pracowników wysyłane były mailingi, które oprócz tego, że pełniły funkcję informacyjną, miały za zadanie zaangażować zespół w cały projekt. Dlatego dotyczyły również konkursów na pomysły dotyczące wyglądu nowego biura. Ponadto, jeszcze przed przeprowadzką, w starym biurze stanął model szafki do przechowywania osobistych rzeczy, którą każdy pracownik otrzymał do dyspozycji w nowej siedzibie. Dzięki temu zespół był bardziej świadomy jak miało wyglądać jego przyszłe miejsce pracy.

Zmiany, zmiany i… co dalej?

Zdaniem Zuzanny Mikołajczyk, modyfikacje w organizacji biura sięgają dużo głębiej niż tylko do poziomu funkcjonalności, estetyki czy ergonomii. To tak naprawdę często gruntowne zmiany w kulturze organizacyjnej i kulturze pracy.

– Zazwyczaj shared desking oznacza zmianę w firmowym podejściu do hierarchii poprzez demokratyzację przestrzeni. W wielu firmach decydujących się na ten model zasada braku przypisanego biurka obejmuje także kadrę zarządzającą wysokiego szczebla. Dla osób zarządzających oznacza to lepszy dostęp do zespołu i usprawnienie procesu komunikacji – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.

Jak dodaje Karina Kreja, nowa organizacja biura CBRE była wyzwaniem przede wszystkim dla menadżerów średniego szczebla:

– Część z nich musiała przepracować swoją strategię zarządzania zespołem, ponieważ nowe biuro uniemożliwiło im częściowo ten rodzaj kontroli, który oznacza mierzenie efektywności pracowników poprzez ilość czasu, którą spędzają przy biurku. Natomiast pracownikom na stanowiskach juniorskich dało większą swobodę w zakresie organizacji swojej pracy, co z drugiej strony przekłada się też na większą odpowiedzialność – mówi Karina Kreja.

Korekty

Większość firm, które zdecydowało się na shared desking ocenia, że już po implementacji nowego modelu reakcje zespołu są bardzo pozytywne. Potwierdza to Katarzyna Zawodna, prezes Skanska Property Poland, która swoją warszawską siedzibę zorganizowała według modelu address-free office:

– Na nasze badania efektywności zmian jeszcze za wcześnie – wykonuje się je 4-6 miesięcy po przeprowadzce, ale satysfakcja zespołu da się zauważyć „gołym okiem”. Nasze biuro robi też wrażenie na klientach i trochę o to nam też chodziło – żebyśmy przez taką aranżację powierzchni mogli wyrazić całą swoją firmową filozofię, w centrum której są ludzie i ich potrzeby. Moglibyśmy ograniczyć powierzchnię, ale woleliśmy dać ją zespołowi.

Ewaluacja zmian nie zawsze musi przybierać postać formalną, chociaż ta też jest ważna i pozwala w wymierny sposób określić czy zostały osiągnięte zamierzone cele, takie jak wzrost efektywności pracy czy poziomu satysfakcji zespołu. Korekta założeń może też być przeprowadzona na podstawie uwag zgłaszanych przez pracowników. Np. w biurze CBRE, już po przeprowadzce do nowej siedziby zdecydowano o stworzeniu dodatkowej strefy cichej.

– Z badań wynika, że 76 proc. osób pozytywnie ocenia swoje biuro po wprowadzeniu się do nowej siedziby. Wyzwaniem jest utrzymanie satysfakcji pracowników i wysokiej efektywności biura, przez cały, wieloletni zazwyczaj, okres jego użytkowania – komentuje Zuzanna Mikołajczyk.

Biuro 360°

Obecnie rewolucja w organizacji funkcjonowania nowoczesnych biur obejmuje już nie tylko aranżację samej przestrzeni. Idea „biura 360°” oprócz stworzenia odpowiednich i wygodnych warunków do pracy,  zakłada m.in. optymalizację środowiska druku, w tym przede wszystkim digitalizację zasobów informacyjnych firmy.  Według badań Forrester Research, codziennie powstaje ponad miliard fotokopii, większość z nich w biurach na całym świecie. Tak duża liczba niekontrolowanych dokumentów, mimo odpowiedniej optymalizacji przestrzeni biurowej, może znacząco zaburzać przepływ pracy. Co więcej generuje koszty oraz niekorzystnie wpływa na środowisko.

Aby zmniejszyć zużycie papieru wystarczy wprowadzić do kultury korporacyjnej kilka dobrych praktyk, np. drukowanie dwustronne czy produkowanie tylko niezbędnych dokumentów. Rozwiązaniem dla firm chcących przysłużyć się ochronie środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru może być wprowadzenie systemów zarządzania drukiem. Technologia ta umożliwia dostosowanie floty drukującej do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Oznacza to lepszą kontrolę wydruków dokumentów, co przyczynia się do redukcji zużycia papieru. Warto też świadomie dokonywać zakupu sprzętu biurowego – nowoczesne urządzenia drukujące redukują odpady o 90 proc. i posiadają mniejszą o 30 proc. emisję dwutlenku węgla w porównaniu z poprzednimi generacjami sprzętów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.