Niosąc oświaty kaganek nie można lekceważyć twardej matematyki rozliczeń księgowych. Jednakże w praktyce widmo inwentaryzacji i odpowiedzialności finansowej przeraża niejednego pracownika oświaty.

Ustawa o rachunkowości obowiązuje nie tylko przedsiębiorców, ale również placówki edukacyjne, dlatego też nie da się w szkole uciec od kwestii odpowiedniego zarządzania i inwentaryzacji. Tymczasem sprzętu i pomocy dydaktycznych do ewidencji jest w placówkach nauczania mnóstwo, w dodatku często bywają przemieszczane pomiędzy salami lekcyjnymi czy w obrębie budynku. Tradycyjnie komisja inwentaryzacyjna dostawała do przeprowadzenia spisu z natury arkusze inwentaryzacyjne, praktyka pokazuje jednak, że liczenie sprzętu i środków trwałych bez użycia odpowiedniego oprogramowania, nie dość że zajmuje dużo czasu, to naraża szkołę na ryzyko pomyłek ludzkich. Z tego powodu wdrożenie do zarządzania placówką edukacyjną nowych technologii wydaje się koniecznością.

Szybka ewidencja to nowe technologie

Na rynku dostępne jest już oprogramowanie do szybkiej inwentaryzacji środków trwałych, pomocy dydaktycznych oraz magazynów spożywczych i gospodarczych, przystosowane do potrzeb placówek oświatowych. Tego typu program komputerowy, połączony z czytnikiem mobilnym, umożliwia znacznie szybsze przeprowadzenie spisu z natury w szkole, niż to ma miejsce przy użyciu tradycyjnych metod. Ponadto, przy jego wykorzystaniu, odpada kwestia odpowiedzialności za błędy popełnione podczas inwentaryzacji – zarówno w oprogramowaniu zainstalowanym na komputerze, jak w przenośnym, mobilnym inwentaryzatorze, istnieje funkcja nadawania loginu i hasła osobom przeprowadzającym inwentaryzację. Dane zebrane przez czytnik mobilny można w prosty sposób przesłać i zarchiwizować w systemie stacjonarnym, wykorzystując np. Wi-Fi.

– Zintegrowanie oprogramowania szybka inwentaryzacja z mobilnym inwentaryzatorem znacznie oszczędza czas pracy komisji inwentaryzacyjnej – mówi Jacek Krywult, Prezes PWSK, firmy inżynieryjnej zajmującej się automatyzacją procesów ewidencji w biznesie i sektorze publicznym. – Dodatkowo, program komputerowy do szybkiej inwentaryzacji potrafi wygenerować różnorodne raporty, w sposób dużo bardziej zaawansowany i szybszy niż tradycyjny Excel. Jednym kliknięciem dostępny jest zaraz po inwentaryzacji arkusz różnic inwentaryzacyjnych i stan faktyczny zasobów szkoły – dodaje Jacek Krywult.

Szkolna administracja na miarę XXI w.

Przy wyborze programu komputerowego do inwentaryzacji w oświacie ważną kwestię stanowią koszty takiej inwestycji. Wiele szkół, pomimo świadomości potrzeby, powstrzymuje się z decyzją automatyzacji procesu inwentaryzacji ze względu na wysokie koszty abonamentu, z którego uiszczaniem wiążą tego tego typu usługi dostawcy oprogramowania. – Przysłowiowa „budżetówka” musi liczyć się z każdą złotówką, dlatego warto wybrać taki system, w którego cenę wliczona jest dożywotnia licencja – stwierdza dalej ekspert PWSK. – Model abonamentowy generuje stałe koszty i uzależnia klienta od dostawcy, dlatego przy wprowadzeniu na rynek Szybkiej Inwentaryzacji nie braliśmy go pod uwagę.

Jak pokazuje doświadczenie szkół, które postawiły na komputerowy program do inwentaryzacji, nauczyciele nie mają problemu z opanowaniem jego obsługi. – Dostajemy rekomendacje od placówek oświatowych, które wdrożyły program Szybka Inwentaryzacja, pełne podziękowań za ułatwienie pracy – kontynuuje Prezes PWSK. – Dzięki wykorzystaniu nowych technologii nauczyciele mają więcej czasu na skupienie się na podstawowych czynnościach, do których zostali zatrudnieni, czyli edukacji następnych pokoleń.

RFID Polska – portal zarządzany przez inżynierów i specjalistów w zakresie systemów RFID – technologii automatyzacji urządzeń i procesów w biznesie oraz sektorze publicznym.