Decyzja o przekazaniu części procesów zewnętrznemu dostawcy nie jest łatwa. Wiele organizacji obawia się utraty kontroli nad czynnościami, które do tej pory były wykonywane wewnątrz firmy, zwłaszcza jeśli zadania miały związek z wglądem, obróbką lub przechowywaniem danych poufnych.

 

Sprawdzony dostawca

Eksperci przewidują, że lęk przed ujawnieniem danych wrażliwych, czyli danych osobowych, tajemnic handlowych, informacji finansowych lub tych natury prawnej, będzie większy, jeśli klient decyduje się na zlecenie ważnych usług zewnętrznej firmie.

 

– Dobrym przykładem procesu zlecanego firmom zewnętrznym jest obsługa środowiska wydruku biurowego. Po pierwsze, temat wydruku dotyczy niemal każdej organizacji, bez względu na branżę i rozmiar. Po drugie, w większości firm odnosi się do prawie każdego działu i pracownika, a po trzecie – wydruk jest analogowym wyjściem z cyfrowego świata IT, w którym przechowujemy wszystkie kluczowe, często poufne, dane. Coraz bardziej popularna w Polsce MPS (Managed Print Service), czyli usługa zarządzania środowiskiem wydruku, dotyka więc tych wszystkich ważnych obszarów w firmie komentuje Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager Xerox Polska.

 

Bezpieczna usługa

Decydując się na oddanie części zadań czy procesów zewnętrznemu dostawcy firma powinna sprawdzić, czy dysponuje on odpowiednimi kompetencjami oraz zasobami, dzięki którym może sprawnie realizować usługi na wymaganym i akceptowalnym poziomie. Co więcej, w większości usług outsourcingowych dostawcy mają dostęp do różnego rodzaju danych (np. dane osobowe, finansowe, itp.). Ważne jest, aby rozwiązania dostarczały mechanizmy, dzięki którym przetwarzane dane będą całkowicie bezpieczne.

Również w przypadku usług outsourcingowych związanych z zarządzaniem środowiskiem wydruku (MPS) producenci urządzeń drukujących coraz częściej dostarczają produkty charakteryzujące się nie tylko wydajnością, szybkością, łatwością obsługi ale w dużym stopniu odpowiadające wymaganiom związanym z bezpieczeństwem.

 

Dostępne na rynku urządzenia drukujące coraz częściej wyposażane są w  szyfrowane dyski twarde z opcją ich nadpisywania. Posiadają one również możliwość autoryzowanego dostępu, która pozwala nie tylko na bezpieczny dostęp do funkcji urządzenia i umożliwia personalizację dla wybranych użytkowników. Dostępne są także rozwiązania, takie jak integracja z Cisco TrustSec, który sprawia, że urządzanie nie jest anonimowe w infrastrukturze sieciowej klienta. To funkcjonalność urządzeń Xerox z serii Connect Key 2017. Z kolei dedykowane dla dużych grup roboczych (urządzenia wielofunkcyjne o dużej wydajności) posiadają zainstalowane oprogramowanie McAfee chroniące przed złośliwym oprogramowaniem.

Xerox w swoich rozwiązaniach stawia na szyfrowaną komunikację pomiędzy infrastrukturą klienta (stacje robocze, serwery) i urządzeniami drukującymi. Takie podejście ma zastosowania np. w instytucjach finansowych, które wymagają, aby komunikacja sieciowa z urządzeniami była w pełni bezpieczna i szyfrowana. Xerox od lat stosuje rozwiązania, które zapewniają szyfrowanie transmisji nie tylko w zakresie wydruku, ale również skanowania dokumentów oraz autoryzacji przy urządzeniu. Takie podejście do bezpieczeństwa obiegu informacji zapewnia pełną realizację najnowszych dyrektyw GDPR (RODO).

 

Najpierw biznesowe priorytety, a potem koszty

Stare biznesowe porzekadło mówi, że próba pogodzenia trzech priorytetów: tanio, szybko, dobrze może skończyć się spełnieniem co najwyżej dwóch z nich. Jeśli usługa ma być zrealizowana tanio i szybko, to z pewnością nie będzie zrealizowana dobrze.

 

– W naszych rozważaniach „dobrze” należałoby zastąpić słowem „bezpiecznie”. Ze wspomnianej zasady wynika również, że da się pogodzić tanio i dobrze, czyli bezpiecznie, ale trzeba poświęcić na to czas. W przypadku zlecenia zarządzania środowiskiem wydruku zewnętrznej firmie czas ten należy poświęcić na dokładne zbadanie istniejącego środowiska, z uwzględnieniem istotnych dla firmy aspektów, a następnie zaprojektowanie rozwiązania, które pozytywnie wpłynie na te kluczowe dla biznesu obszary. Zarówno badanie (nazywane często audytem), jak i projekt można zlecić potencjalnemu dostawcy usługi. Już sama umiejętność przeprowadzenia audytu i przedstawienia sensownych wniosków będzie dobrą miarą profesjonalizmu dostawcy – komentuje Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager Xerox Polska.

 

Obszary najczęściej optymalizowane to ograniczenie ryzyka utraty poufnych danych, zwiększenie efektywności codziennych zadań pracowników, ograniczenie kosztów czy zmniejszenie wpływu na środowisko naturalne.

Warto też pamiętać, że największe oszczędności uzyskane w wyniku dobrze przeprowadzonego badania i optymalizacji środowiska wydruku nie pochodzą z obniżonej ceny urządzeń drukujących czy tonerów (co może negatywnie wpłynąć na otrzymaną w efekcie jakość usługi), ale ze zmian w procesie pracy z dokumentem, zmian struktury ilościowej drukowanych dokumentów, ograniczenia stanów magazynowych klienta, zużycia papieru i energii elektrycznej oraz eliminacji innych zbędnych wydatków.

 

Wspólne korzyści

Rynek usług MPS w Polsce szybko się rozwija. Korzyści odnoszą zarówno klienci, jak i dostawcy świadczący usługi, pośród których są znajdują się zarówno producenci tacy jak Xerox i lokalne firmy partnerskie tzw. resellerzy. Klient dzięki MPS zyskuje dedykowaną usługę dopasowaną do jego potrzeb oraz dostawcę, który dobrze zna i rozumie jego potrzeby. Dostawca usługi zyskuje natomiast kilkuletni kontrakt, podczas którego dba o wysoką satysfakcję klienta mogącą mu zapewnić kolejne lata współpracy i przewidywalnych przychodów.