Administracja środowiskiem dokumentów to wieloetapowy proces polegający na monitorowaniu kosztów druku, wdrażaniu rozwiązań redukujących tego typu wydatki oraz wspomagających efektywną eksploatację floty urządzeń biurowych. Przykładem takiego wdrożenia usługi zarządzania drukiem jest kontrakt autoryzowanego partnera Xerox – firmy Merkator – z przedstawicielem branży piwowarskiej firmą Perła – Browary Lubelskie.

Na rynku usług MPS (Managed Print Services) ważna jest nie wielkość przedsiębiorstwa, a ilość wydruków, jakie generuje. Tam, gdzie produkuje się więcej niż 40 tysięcy stron miesięcznie, można zoptymalizować proces w widoczny sposób. Głównymi odbiorcami usług

i narzędzi z obszaru zarządzania drukiem są firmy mające na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania. Te pozornie nieskomplikowane czynności są jednak często niedoceniane przez kadrę zarządzającą. Odpowiedni dostawca rozwiązań zarządzania drukiem potrafi wskazać w środowisku dokumentów biurowych wiele obszarów z dużym potencjałem do poprawy, a następnie wnieść sporo korzyści i usprawnień, które przełożą się na zwiększenie efektywności prowadzenia kluczowych procesów oraz zoptymalizują koszty.

Dobra praktyka

Wzorcowym przykładem efektywnego wdrożenia usługi zarządzania środowiskiem wydruku jest kontrakt autoryzowanego partnera Xerox – firmy Merkator – z przedstawicielem branży piwowarskiej firmą Perła –

Browary Lubelskie. Jest ona jednym z największych regionalnych producentów piwa w Polsce i niekwestionowanym liderem tej branży na Lubelszczyźnie. Prowadzi dystrybucję swoich wyrobów również na

rynkach europejskich oraz w Australii, Azji i Ameryce Południowej. Znaczącą rolę odgrywa też eksport do Stanów Zjednoczonych. Merkator rozpoczął współpracę z lubelskimi browarami od analizy zastanej sytuacji, działając w myśl zasady, że nie można poprawić procesu, którego się nie rozumie. Audyt przeprowadzony przy użyciu narzędzi i metodyki Xerox objął trzy lokalizacje firmy i trwał łącznie około dwóch miesięcy. Dostawca wspólnie z klientem wykazali m.in. duże zróżnicowanie floty urządzeń pod względem marek i modeli oraz ich wieku. Odkryto łącznie 51 maszyn, a w tym 32 drukarki, 3 faksy i 16 urządzeń wielofunkcyjnych, pośród których aż 37 modeli 6 różnych producentów. Przedsiębiorstwo prowadziło również liczne postępowania zakupowe, wykonywało rozliczenia z wieloma różnymi dostawcami, posiadało różne sposoby kluczowe zjawiska posiadające potencjał do optymalizacji w czterech głównych obszarach: zarządzania kosztami i kontrolą kosztów, wydajności i dostępności, bezpieczeństwa informacji oraz ochrony zasobów naturalnych. Następnie ustalił z klientem kluczowe założenia realizowanego wspólnie projektu, które uwzględniały najważniejsze kwestie: stopień centralizacji urządzeń, dostępność poszczególnych funkcji dla grup użytkowników, stopień wykorzystania istniejących urządzeń w nowym rozwiązaniu, rozmieszczenie urządzeń, wprowadzenie dodatkowych systemów kontroli kosztów i zarządzania wydrukiem, wprowadzenie częściowej automatyzacji zgłoszeń serwisowych, proaktywnej dostawy materiałów eksploatacyjnych oraz zdalnego wykrywania usterek sprzętowych. W efekcie firma Merkator zaprojektowała i wdrożyła rozwiązanie oparte na 22 urządzeniach, w tym: 5 maszynach z istniejącej floty klienta (łącznie 9 modeli od 2 producentów), 10 urządzeniach wielofunkcyjnych i 12 drukarkach. Dzięki centralizacji wydruków realizowanych na wydajniejszych i tańszych w utrzymaniu urządzeniach wielofunkcyjnych liczba urządzeń biurkowych lub osobistych została ograniczona łącznie do 13 sztuk.

Kluczowe korzyści

Dzięki zmianom, które wprowadził Merkator, klient zanotował korzyści w czterech kluczowych obszarach: zarządzania kosztami, wydajności, bezpieczeństwa informacji oraz ochrony środowiska. W wyniku wykorzystania systemów z zakresu usług zarządzania drukiem udało się m.in.

  • obniżyć łączny koszt utrzymania środowiska wydruku o 20 proc.,
  • ograniczyć do minimum udział zasobów własnych w zarządzaniu flotą urządzeń,
  • zmniejszyć liczbę marek i modeli maszyn drukujących zoptymalizowanych pod względem wydajności i zużycia prądu,
  • oszczędzić znaczne ilości papieru dzięki automatycznemu wydrukowi dwustronnemu,
  •  zastosować materiały eksploatacyjne o zwiększonej wydajności dla zmniejszenia ilości odpadów.