Optymalizacja kosztów eksploatacji, stworzenie warunków do efektywnej pracy, realizacja strategii zrównoważonego rozwoju – to zaledwie kilka spośród głównych motywów do zmiany biura. Przeprowadzka do nowej siedziby to wyzwanie, któremu prawie każda rozwijająca się firma będzie musiała sprostać chociaż raz. Aby przebiegła sprawnie i nie zakłóciła ciągłości realizowanych procesów biznesowych, należy się do niej dobrze przygotować. Warto także pamiętać, że sam proces zmiany lokalizacji stwarza przedsiębiorstwom szereg nowych możliwości, w szczególności okazję do aranżacji nowej przestrzeni w taki sposób, by efektywnie wspierała pracowników firmy w realizacji jej celów biznesowych.

Wybór nowej siedziby

Rozpoczęcie poszukiwań nowej siedziby należy rozpocząć od analizy obecnych potrzeb firmy oraz oczekiwań względem biura w ujęciu kilkuletnim. Obok czynników takich jak liczba pracowników i plany rekrutacyjne, warto wziąć pod uwagę trendy w zakresie optymalizacji i adaptacji przestrzeni biurowej, wśród nich te, które wiążą się z wprowadzaniem elastycznego czasu pracy, home office oraz desksharing. Wybierając lokalizację przedsiębiorcy powinni szukać tzw. zdrowych budynków – doświetlonych światłem dziennym, klimatyzowanych, wyposażonych w nowoczesny system wentylacji. Stworzenie optymalnego klimatu pracy przełoży się bowiem na efektywność zespołu. Dla przykładu, odpowiednia wentylacja podniesie jego efektywność nawet o 11%, a dostęp do światła dziennego może zredukować absencję pracowników spowodowaną chorobami o prawie 3 dni w roku i przyczyni się do wzrostu produktywności porównywalnego do prawie 4 dodatkowych dni pracy w miesiącu.[1]

W ostatnich latach coraz większego znaczenia nabierają także aspekty ekologiczne, które przekładają się nie tylko na niższe koszty eksploatacji biura, ale również na wizerunek firmy w oczach świadomego i odpowiedzialnego ekologicznie pokolenia Y.

– Dla reprezentantów generacji Millenium biuro to nie tylko miejsce pracy, ale znacząca część ich życia. Musi zatem odpowiadać ich potrzebom i przekonaniom, wśród których ekologia zajmuje szczególne miejsce. Zatem praca w firmie wdrażającej strategię zrównoważonego rozwoju m.in. poprzez posiadanie siedziby w nowoczesnym, zielonym budynku ma dla nich istotne znaczenie. Potwierdza to badanie OXYGENZ przeprowadzone przez Johnson Controls, w którym aż 96% respondentów w wieku od 18 do 25 lat zadeklarowało takie oczekiwania wobec przyszłego miejsca pracy – mówi Anna Mikołajczyk, Wiceprezes Zarządu Mikomax Smart Office, firmy specjalizującej się w optymalizacji przestrzeni biurowych, która zrealizowała projekty aranżacji przestrzeni m.in. dla EY, Qatar Airways czy Narodowego Banku Polskiego.

Analizując silne i słabe strony potencjalnych lokalizacji warto także wziąć pod uwagę dostępność transportu publicznego i miejsc parkingowych dla samochodów służbowych i prywatnych. Dla pracowników ważne będą także miejsca, w których będą mogli pozostawiać rowery.

Wybierając lokalizację nowej siedziby należy sprawdzić, czy stwarza ona właściwe warunki dla firmowej floty. Kluczowa jest ilość miejsc parkingowych oraz możliwość jej zwiększania w przyszłości. Ponadto, istotne jest, w jaki sposób położenie biura wpłynie na jakość realizacji przez pracowników zadań. Przykładowo, centra miast charakteryzują się względną bliskością urzędów oraz instytucji publicznych, ale też dużymi korkami w godzinach szczytu. Przeniesienie siedziby do prestiżowej lokalizacji przy głównej ulicy pomoże budować jej markę, ale może negatywnie wpłynąć na efektywność pracy przedstawicieli handlowych, podróżujących każdego dnia samochodem na kilka spotkań poza siedzibą firmy – mówi Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu, polskiego oddziału firmy Cartrack, będącej jednym z globalnych liderów monitoringu GPS obsługującego na całym świecie ponad 500 tys. pojazdów.

Jak urządzić nowe biuro?

Organizacja nowego biura to kluczowy etap procesu zmiany siedziby. Jeśli nowa przestrzeń zostanie dobrze zaprojektowana, stanie się istotnym czynnikiem wspierającym zespół w realizacji codziennych zadań. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z tego faktu – z analiz Cushman & Wakefield[2] wynika, że 56% organizacji przy reorganizacji miejsca pracy rozważa zmiany w zakresie aranżacji przestrzeni biurowej mające przynieść wzrost efektywności zespołu. Na znaczeniu nabiera także zdanie pracowników i ich oczekiwania względem miejsca pracy.

– Badanie Mikomax Smart Office przeprowadzone wśród osób zatrudnionych w polskich centrach nowoczesnych usług dla biznesu wykazały, że dla 67% respondentów ważna jest organizacja i wygląd biura. Jednocześnie, mniej niż co piaty deklarował, że obecne miejsce pracy wspiera go w efektywnej realizacji codziennych zadań. Jak widać, przeprowadzka do nowego biura i jego optymalna aranżacja może wygenerować istotny wzrost produktywności zespołu, co przełoży się na efekt biznesowy firmy – podkreśla Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Biuro będzie wspierać zespół w realizacji celów firmy tylko wówczas, jeśli zostanie optymalnie dostosowane go jego potrzeb. Jak je określić? Tu z pomocą przychodzą profesjonalne narzędzia badawcze oraz wiedza i doświadczenie specjalistów zajmujących się adaptacją powierzchni biurowej do indywidualnych potrzeb organizacji.

Każda firma ma swoje specyficzne DNA, dlatego rozwiązania standardowe, jak np. open space, nie w każdym przypadku się sprawdzą. Jedne zespoły potrzebują wielu stanowisk do pracy w skupieniu, inne – sal konferencyjnych i miejsc do pracy kreatywnej, dla kolejnych kluczowa będzie dostępność stanowisk, przy których można swobodnie wykonywać szereg rozmów telefonicznych. Różne potrzeby względem przestrzeni biurowej występują przecież nawet w poszczególnych działach tych samych organizacji. Poznanie tych indywidualnych uwarunkowań ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji przestrzeni biurowej. Dlatego do analizy oczekiwań i potrzeb poszczególnych firm wykorzystujemy niezależne narzędzie badawcze. Ankieta online, której wypełnienie trwa około 11 minut, pozwala zebrać opinie pracowników nawet największych organizacji na temat czynności, jakie najczęściej podejmują będąc w biurze, stopnia, w jakim miejsce pracy wspiera ich w realizacji tych działań oraz oczekiwań, co do wyglądu i aranżacji korporacyjnej przestrzeni. Z naszych doświadczeń wynika, że w oparciu o wnioski z badania, można nie tylko optymalnie wykorzystać przestrzeń biura, ale również dopasować ją do potrzeb pracowników o różnych rolach w organizacji, reprezentujących różne pokolenia i kręgi kulturowe. Co istotne, to narzędzie analityczne pozwala także porównać badaną organizację z innymi firmami z całego świata, przez co jest źródłem cennych informacji dla działów HR. Z wykorzystywanej przez Mikomax Smart Office metodologii badania potrzeb w zakresie aranżacji przestrzeni biurowej skorzystało już wiele międzynarodowych korporacji, wśród nich KPMG, LinkedIn, Merck, BBC, Vodafone czy Volvo. Obecnie rozwijamy je na polskim rynku – tłumaczy Zuzanna Mikołajczyk.

W projekcie wnętrza biura warto uwzględnić nie tylko stanowiska do pracy indywidualnej, ale także strefy do pracy w zespole, sale konferencyjne oraz pokoje relaksu. Dostępne na rynku meble biurowe umożliwiają dostosowanie przestrzeni do potrzeb pracowników i specyfiki działania organizacji. Przykładowo, biurka mogą być wyposażone w ścianki działowe, dzięki którym możliwa jest efektywna praca w skupieniu, sofy z wysokimi oparciami pozwolą stworzyć strefy do pracy kreatywnej i zespołowej, a kolorowe pufy doskonale wkomponują się w przestrzeń przeznaczoną do relaksu. Inteligentne rozwiązania biurowe pomogą stworzyć wielofunkcyjne biuro nawet na niewielkiej przestrzeni.

Porządek w papierach

Zmiana lokum stanowi dla firm okazję do uporządkowania dokumentacji – przeniesienia ważnych informacji na twardy dysk, usunięcia nieaktualnych danych itp. Warto wykorzystać relokację siedziby do wprowadzenia nowych procedur, które ułatwią obieg dokumentów w firmie. Wśród takich rozwiązań warto wymienić np. cyfryzację dokumentów oraz optymalizację procedur związanych z drukiem.

Firmy mogą zlecić proces zarządzania dokumentami zewnętrznym partnerom, którzy zatroszczą się także o bezpieczeństwo firmowych danych.

Kiedy zwiększa się kapitał wiedzy firmy, gwałtownie rośnie niebezpieczeństwo ujawnienia poufnych informacji. Bez odpowiedniego zarządzania dane wrażliwe pojawiają się w tak wielu miejscach i tak różnych formatach, że firmy tracą nad nimi kontrolę. Usługi zarządzania drukiem pomagają skuteczniej zarządzać zapotrzebowaniem na informacje, zwiększają także bezpieczeństwo i automatyzację obiegu dokumentów. Systemy kategoryzują i archiwizują dane na elektronicznych i papierowych nośnikach oraz przesyłają je do wyznaczonych obiorców lub lokalizacji, usprawniając biznesowe procesy. Pozwala to na zachowanie „porządku” i komfortu pracy z dokumentami także w momencie zmiany siedziby – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Informacje o Mikomax Smart Office

Mikomax Smart Office jest polską rodzinną firmą z ponad 22-letnim doświadczeniem w zakresie aranżacji przestrzeni biurowych. Posiada 16 salonów w Polsce, 3 salony za granicą oraz 11 zagranicznych partnerów. Ma ok. 250 współpracowników w centrali i salonach. Mikomax Smart Office to ekspert w tworzeniu nowoczesnych biur łączący fachową wiedzę o produkcji mebli z autorską koncepcją jej zastosowania we współczesnym miejscu pracy. Firma tworzy biura dostosowane do potrzeb, specyfiki, kultury organizacyjnej, charakteru działań swoich klientów oraz do celu, który chcą osiągnąć. Realizuje kompleksowe projekty aranżacyjne, od analizy indywidualnych potrzeb organizacji i doradztwa w zakresie optymalizacji przestrzeni biurowej, po dostarczenie mebli i rozwiązań. Firma otrzymała wiele branżowych i biznesowych wyróżnień, m.in. trzykrotnie została Gazelą Biznesu, otrzymała nagrodę Diament Meblarstwa oraz Dobra Forma. W 2014 stworzony przez Mikomax Smart Office system mebli biurowych Balance otrzymał znak jakości Must Have przyznawany przez Radę Ekspertów Łódź Design Festival najciekawszym polskim projektom. Firma jest Partnerem Strategicznym organizacji biznesowych takich jak ABSL, New Ways of Working (NewWOW) oraz International Facility Management Association (IFMA). Współpracuje m.in. z sektorem nowoczesnych usług dla biznesu, telekomunikacji, consultingowym, transportowym i publicznym. Realizowała projekty aranżacji przestrzeni m.in. dla EY, Qatar Airways czy Narodowego Banku Polskiego.

 

[1] Herschong Mahone Group.

[2] Workplace Transformation Survey. A global view of workplace change, Cushman & Wakefield.