Trudności w komunikacji wewnętrznej mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Zadanie managerów, polega na ciągłym usprawnianiu przepływu informacji w firmie oraz tym, w jaki sposób są one odbierane. Ważne, aby podwładny zdawał sobie sprawę z tego, iż nie pracuje  wyłącznie dla siebie lecz dla dobra całej organizacji.

Obserwacje pokazują, że najczęściej problemy w komunikacji wewnętrznej wynikają z chęci konkurowania, skupienia na celach indywidualnych oraz braku zrozumienia dla celów i funkcji pełnionych przez inne osoby lub działy. Innym ważnym czynnikiem jest również brak umiejętności przedstawienia pracownikom wspólnych celów i kierunków rozwoju. Sprawny obieg informacji i panujące w przedsiębiorstwie relacje odzwierciedlają efektywność pracy zespołu. Komunikacja powinna być ukierunkowana na konkretne cele, wpływać pozytywnie na postawy pracowników i zaspokajać ich potrzeby. Istota skutecznej komunikacji wewnątrz firmy polega na wzajemnym zrozumieniu, zarówno jeżeli chodzi o prośby, polecenia i zasady panujące w firmie.

W jaki sposób możemy usprawnić komunikację w naszej firmie? Oto kilka złotych zasad:

  1. Jasno i przejrzyście określaj swoje oczekiwania! Często w wyniku niejasności wypowiedzi lub przydzielonych zadań pojawiają się nieporozumienia. Istotne jest, aby każdy pracownik potrafił zdefiniować i rozumiał jaki jest cel i główna strategia firmy. W celu edukowania pracowników można organizować różnego rodzaju szkolenia lub spotkania grupowe. Innym sposobem na skuteczny bezpośredni kontakt z pracownikiem jest wydawanie specjalnego e-biuletynu informacyjnego, w którym informować można pracowników o zbliżających się wydarzeniach, osiągnięciach i planach. Pamiętaj, że pracownicy chcą czuć się ważnymi członkami organizacji.
  2. Bliższe kontakty – dlaczego nie? Manager powinien poznać preferencje komunikacyjne swoich podwładnych oraz dowiedzieć się co ich motywuje do pracy i w dążeniu do osiągania zamierzonych wyników. W tym celu najlepiej obserwować pracowników i wyciągać wnioski na podstawie takich informacji jak struktura wiekowa, kultura, doświadczenie zawodowe.
  3. Mowa ciała prawdę Ci powie! Tutaj niezwykle ważne jest zwrócenie uwagi na życzliwą, otwartą postawę wobec pracowników. W Tym celu powinniśmy starać się utrzymać kontakt wzrokowy, okazywać zainteresowanie oraz nauczyć się odgadywać postawy naszego rozmówcy. Umiejętność rozpoznawania stanów emocjonalnych pozwoli nam szybko reagować na ewentualnie naradzające się konflikty i nieporozumienia.
  4. Integracja to podstawa. Wystarczy jeden niezadowolony członek zespołu aby osłabić efekt synergii. Istotne jest uświadamianie pracownikom korzyści jakie wynikają z pracy grupowej. Wspólne obiady, imprezy, wyjazdy powodują, że między pracownikami tworzy się więź, która sprawia, iż praca staje się przyjemniejsza i wydajniejsza.
  5. Magiczne słowa – otwartość i dialog. Każdy pracownik chce wiedzieć, że ma wpływ na to co dzieje się w organizacji. Warto informować wcześniej pracowników na temat możliwych zmian, wdrożeń, pytać o opinię. Niezwykle istotną rolę odgrywa tutaj dialog i rezerwa czasowa na pojawiające się pytania lub nawet dyskusję. Pamiętaj, aby zawsze znaleźć czas na wysłuchanie pracownika.
  6. Narzędzia online – skuteczna pomoc .W dzisiejszych czasach kontakt face to face bywa czasem niemożliwy. Wtedy warto sięgnąć po nowe technologie. Rynek oferuje nam zróżnicowany wachlarz produktów, które pomogą nam usprawnić pracę zespołu i wymianę wiedzy między pracownikami, a wśród nich:
  • Narzędzia do zarządzania projektami online. Umożliwiają obserwowanie postępów w realizacji projektu i wskazują elementy, które nie zostały jeszcze uruchomione. Pomagają zaoszczędzić czas i przygotować raport z pracy nad projektem.
  • Portale informacyjne. Ważne jest, aby pracownicy posiadali dostęp do miejsca, z którego mogą czerpać inspiracje. Zapoznawać się z najnowszymi trendami i informacjami o branży. Wzbudzenie zainteresowania tematyką pozwoli Twoim pracownikom lepiej zaangażować się w projekt.
  • Social media lub wewnętrzny portal społecznościowy. Wymiana informacji, tworzenie wspólnoty. Każdy pracownik powinien wiedzieć co się dzieje aktualnie w firmie. W ten sposób unikniemy rozczarowań, usprawnimy komunikację, a nasi pracownicy bardziej utożsamią się z miejscem pracy.

Jeżeli chcesz rozpocząć proces usprawnienia komunikacji wewnętrznej w swojej firmie pamiętaj, aby zawsze zainicjować go wśród kadry zarządzającej. Trzeba przyjąć wspólną strategię działania i systematycznie ją realizować oraz czytelnie komunikować we wszystkich obszarach operacyjnych przedsiębiorstwa.