Koszt użytkowania, funkcjonalność i niezawodność – to zazwyczaj kluczowe elementy dla klientów, które decydują o wyborze oprogramowania pomagającego zarządzać przepływem pracy. Do tej listy dołączyło także bezpieczeństwo, dzięki któremu firmowe dokumenty nie wpadną w niepowołane ręce.

Bezpieczeństwo środowiska wydruku to priorytet dla 75% respondentów biorących udział w badaniu ośrodka Quocirca. Prawie 90% z nich planuje lub dokonało już jego audytu w celu zdiagnozowania niedociągnięć i ich naprawy. To problem dotyczący zarówno prywatnych, jak i publicznych instytucji – niezależnie od ich wielkości. Do nich skierowana jest oferta oprogramowania współpracującego z urządzeniami wielofunkcyjnymi Xerox: DocuProfessional i YSoft SafeQ.

 

Polska jakość – najwyższa

Polskie oprogramowanie DocuProfessional zostało stworzone specjalnie dla urządzeń Xerox. Jego użytkownicy mogą liczyć na pełne wsparcie serwisowe i przyjazny oraz elastyczny system licencjonowania. System został zaprojektowany z myślą o łatwości użytkowania na każdym poziomie: instalacji, konfiguracji, używania i tworzenia raportów. Główne moduły rozwiązania DocuProfessional to: autoryzacja, wydruk podążający i moduł raportowania, czyli funkcjonalności, dzięki którym korzystanie ze środowiska wydruku będzie jednocześnie bezpieczne i rozsądne pod względem kosztów. Ponadto dodatkowa oferta pozwala na wdrożenie modułu skanowania oraz systemu OCR, który umożliwia skanowanie dokumentów do formatów edytowalnych: docx, xlsx, pptx.

 

Zanim użytkownik urządzenia dokona wydruku, będzie musiał najpierw zalogować się przy użyciu karty lub kodu PIN. To wyeliminuje nieautoryzowany dostęp do sprzętu. Dodatkowo, osoby zarządzające środowiskiem wydruku będą mogły wygenerować raport ilościowy i kosztowy. Będzie zawierał szczegółowe dane dotyczące wydruków, skanów i skopiowanych dokumentów. W ten sposób możemy zagwarantować nie tylko kontrolę wydatków, ale również zabezpieczyć i w razie potrzeby odtworzyć listę posiadaczy konkretnego dokumentu. To szczególnie ważne przy generowaniu tzw. sensytywnych dokumentów, do których dostęp powinien być z definicji ograniczony do wąskiego grona pracowników – komentuje Leszek Bareja, Product Manager, Xerox Polska.

 

Oprogramowanie DocuProfessional oferuje dodatkowo funkcjonalności druku podążającego oraz możliwość zarządzania pracami – aktywnymi, ulubionymi, historią i jej usuwaniem – a także skanowanie maili do folderów zalogowanych użytkowników.

 

Drukowanie w wielu lokalizacjach

To jedna z funkcji oprogramowania YSoft SafeQ. Oznacza to, że praca systemu jest nadzorowana z serwera centralnego w siedzibie głównej konkretnej firmy, wzmacniając procesy bezpieczeństwa i upraszczając zarządzanie. Dane drukowania i skanowania są przechowywane na serwerach lokalnych, eliminując ich wydostawanie się na zewnątrz i zmniejszając obciążenie łącz między oddziałami. Wielopoziomowy system zabezpieczeń wspierany jest również na poziomie biurowym dzięki współpracy z kartami typu SMART. Wśród kluczowych funkcjonalności SafeQ znajdują się m.in.: drukowanie mobilne, druk podążający (odpowiednio zabezpieczona możliwość drukowania niezależnie od lokalizacji) oraz drukowanie oparte na regułach czyli np. zablokowanie możliwości druku kolorowego lub zasadę druku dwustronnego w całej firmie lub w jej konkretnych działach.

 

Z doświadczenia wiem, że systemowi YSoft SafeQ zaufało wiele instytucji, zarówno prywatnych, jak i publicznych, w których bezpieczeństwo jest stawiane na pierwszym miejscu. Myślę, że trudno o lepszą rekomendację w przypadku oprogramowania, którego jednym z celów jest zapewnienie bezpieczeństwa i poufności w obiegu dokumentów – dodaje Artur Bartos, Regionalny Menadżer Sprzedaży, YSoft Corporation.

 

Zarówno DocuProfessional, jak i YSoft SafeQ współpracują z urządzeniami Xerox, pozwalając na wybór parametrów czy podgląd drukowanego dokumentu bezpośrednio na panelu urządzenia.